人事档案管理规章制度范本（通用5篇）
一、干部人事档案材料收集制度
1、严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，明确收集范围，认真做好干部人事档案材料的收集与补充工作；
2、档案工作人员要积极主动地与干部人事档案材料形成部门、干部本人取得联系，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动地索要应归档的人事档案材料；
3、干部人事档案材料的形成部门或干部本人，应在形成正式材料后的一个月内，将材料送交归档；
4、档案工作人员对收集的干部人事档案材料，要认真进行核对，对缺少的材料要逐一进行登记，及时催要，对不符合归档要求的材料，要及时通知形成档案材料部门或干部本人补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定认真办理；
5、对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门或干部本人。
二、干部人事档案材料鉴别、归档制度
1、严格把好干部人事档案材料“入关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核；
2、归档材料必须是办理完毕的正式材料；
3、归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期；需经盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案；
4、残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档；
5、材料左边应留出2.5厘米的装订边，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名；
6、凡属于应归入干部档案的材料，应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整1理立卷，零星档案材料每两年装订入卷一次。
三、干部人事档案查（借）阅制度
1、查（借）阅干部人事档案必须是党员，并填写《查阅干部档案审批表》，由查阅单位负责人签字，档案工作分管院领导审批后，方可查（借）阅；
2、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；
3、查（借）阅档案时，档案工作人员应根据规定，确定是否提供或是确定提供材料的范围，凡与查阅内容无关的材料，不得翻阅，并对提供查阅的档案进行登记；
4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容；
5、查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容；
6、查阅人员必须爱护档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增添、撤换、损坏档案；违反者应视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分；假公济私者，按违反《档案法》处理；
7、档案一般不外借，特殊情况须借用时，要说明理由，经档案工作分管院领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，借阅档案一般不超过天，并不准擅自复制、抄录及转借他人；不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。
四、干部人事档案转递制度
1、转递干部人事档案必须做到及时、准确、安全；
2、干部因工作调动或职务变动档案转出，档案工作人员在接到调档函后，经签章及分管院领导审批后，一个星期内将档案转给新的主管单位；
3、转出的档案必须完整齐全，并按规定进行认真的检查、整理装订，不得扣留材料或分批转出；
4、转递档案必须按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封；
5、干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带；
6、转出的档案逾期一个月未收到回执的，应发函或打电话询问，以防丢失；
7、收到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章退回发档单位。
五、干部人事档案检查核对统计制度
1、建立档案工作台帐登记制度，做到勤检查、勤核对，每年全面检查核对统计一次档案，发现问题及时解决；
2、 提供利用后的干部人事档案，入库前要认真检查，仔细核对，确认无误后方可入库；
3、干部档案转出或转入时，要认真对照目录检查核对，防止张冠李戴放错卷或缺少材料；
4、 整理好的干部人事档案入库前，还要逐卷逐份逐页进行检查核对，发现差错及时纠正。
六、干部人事档案的保管、保密制度
1、严格遵守党和国家的保密法规，认真履行职责，严格照章办事，做好干部人事档案的`保管保密工作；
2、非档案工作人员一律不得进入库房；
3、档案工作人员要严格执行查（借）阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人：
4认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作；
5、 1424严禁吸烟，保持库房的清洁和库内适宜的温湿度（温度笆一笆、相对湿度为%—%）；
6、坚持库房检查制度，每周检查一次，防止不安全因素发生，发现异常情况，应及时采取措施，确保档案安全；
7、坚持值班制度，下班前档案要入库，关好门窗，切断电源；
8、严禁个人私自保存任何人的档案材料；
9、档案工作人员调动时，必须严格履行交接手续；
10、对违反保密制度造成失、事件的单位和个人，应视情节轻重根据《档案法》第二十四条规定给予处罚。
七、干部人事档案管理人员职责
1、热爱本职工作，忠于职守，认真负责保管好干部人事档案，为国家积累档案史料；
2、建立人事档案台帐，及时收集、鉴别、整理干部档案材料，及时报送市管、区管干部档案材料；
3、严格执行档案管理规章制度，认真办理干部人事档案的查（借）阅和转递；
4、及时登记干部职务、工资变动情况；
5、为院里及有关部门提供干部情况；
6、维护干部人事档案的完整与安全，做好干部人事档案的保密保护工作；
7、调查研究全院干部人事档案工作情况，制定和修订规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导；
8、完成领导交办的其他事项。
八、递交干部人事档案材料归档制度
1、干部人事、纪检监察和教育培训等部门，均应建立健全送交干部人事档案材料归档的制度，并认真贯彻执行。
2、形成干部人事档案材料的部门或干部本人，在形成材料后的一个月内，应按要求将材料送交主管干部人事档案的部门归档。
3、形成干部人事档案材料的部门或干部本人，对管档部门提出的不符合归档要求的材料，有责任按规定办理补送或补办手续。
4、干部人事档案管理部门与形成干部人事档案材料的有关部门、干部本人应建立联系制度，加强沟通，确保干部人事档案材料及时归档。
1、教师业务档案由教务处统一管理，每到学期、学年末，根据责任制考核情况，结合教师的工作实际进行全面考核，分别由教务处长、教学部填写相应部分。填写力求实事求是，公正确切。
2、查阅和摘抄教师业务档案需经领导批准，管理员不得泄露档案中的有关内容。
3、核签的教师业务档案所载内容，任何人不得随意涂改和更换。
4、教师调离学校时其业务档案并入本人人事档案随调，学校教务处可保留其业务档案的复印件作为教学资料妥善保存。若有单位外调情况时，凭介绍信允许抄录。
5、教师业务档案属永久性保存，必须妥善保管，防止蛀烂，填写时一律用钢笔或毛笔，字迹清楚工整。
6、教师业务档案是记载衡量教师教学工作实绩和水平的原始资料，也是教师晋级、提干、职称评定的重要依据，应严格手续，认真对待，不得弄虚作假、含糊敷衍或丢失。
一、目的
为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。
二、范围
本制度适用于对公司人事档案的执行管理。
三、职责
3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。
3.2人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。
3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。
3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。
四、人事档案管理的内容
4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。
4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。
4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。
4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。
4.2检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。
4.3转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。
4.4保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
4.5统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。
4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。
4.5.2人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。
五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。
查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
六、相关支持文件及记录
员工应聘申请表
转递人事档案通知单
员工离职通知单
员工人事档案统计表
一、目的
为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。
二、范围
本制度适用于对公司人事档案的执行管理。
三、职责
3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。
3.2人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。
3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。
3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。
四、人事档案管理的内容
4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为首先对新的`员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。
4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。
4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。
4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。
4.2检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。
4.3转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。
4.4保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
4.5统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。
4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。
4.5.2人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。
五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。
查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
一、目的
为保证酒店及员工的安全和利益，完善酒店员工人事档案的'建立和保管，特制定《人事档案管理制度》。
二、档案的建立
1、收集建立档案相关资料，并对资料进行审核。
2、根据档案内容、类型，确定档案的具体归放位置。
3、把新建档案编号、归类，补齐档案名称及相关资料，存档。
三、档案的保管
1、环境要求。档案存放位置必须保持干燥、通风，并经常采取防虫、防腐措施。
2、定期的对存档档案进行更新，以保证档案库以及每份档案的完整性及真实性。
3、严格遵守档案查阅规定，按规定办理相关查阅手续。
四、档案的核查
1、定期对存档档案的储存环境、存放位置安全进行核查。
2、如遇下列情况时，应对档案进行核查，以及时补充和完善档案资料。
A. 突发事件之后，如天灾、遗失等情况。
B.发生自然损坏之后，如发霉、虫咬等情况。
C. 对某份档案发生疑问时，如不确定某份档案是否存在时。
五、档案的查阅或借出
1、如有需要对档案进行查询，必须经档案管理人员同意，并在指定的地点进行查询。
2、如需要把档案借出，经行政人事部经理同意后，在档案转移簿上进行登记，详细注明借出人部门、名字，借出时间，以及归还时间，并签名确认。
3、如要查阅或借出管理人员档案，需上报总办，经董事会同意后，方可办理相关手续。