关于采购管理规定（通用8篇）
一、目的
为加强公司物资(生产物资或生产设备)的采购管理，规范采购操作规程，建立合格供应商网络，适时采购物美价廉的物资，以满足公司正常的运营，特制订本制度。
二、适用范围
适用于公司各类生产物资(设备)或大宗的采购。
三、采购及物流审批权限
1、采购申请单
采购申请单由需求部门提出，审批权限如下：
(1)估算金额在 元以内，由部门经理审批。
(2)估算金额在 元至 元之间，先由部门经理审核，再由分管副总审批。
(3)估算金额在 元至 元之间，先由部门经理和分管副总审核后，再由总经理审批。
(4)估算金额在 元以上(大宗采购)，由董事长加批。
2、采购订单(或采购合同)
采购员根据已审批的采购申请单和市场询价结果制作采购订单，审批权限如下;
(1)采购金额在 元以内，由采购经理直接审批。
(2)采购金额在 元至 元之间，先由部门经理审核，再由分管副总审批。
(3)采购金额在 元至 元之间，先由部门经理和分管副总审核后，再由总经理审批。
(4)采购金额在 元以上(大宗采购)，由董事长加批。
(5)采购金额在 元以上，财务经理附核。
3、验收入库审批权限
1、入库金额在 元以内的单据由部门经理审批。
2、入库金额在 元至 元之间的单据由部门经理审核，分管
3、入库金额在 元以上的单据由部门经理和分管副总审核，总经理审批。
4、领用发货审批权限
1、出库金额在 元以内的单据，由储运部经理及领用部门经理共同审批。
2、出库金额在 元至 元的单据，需分管副总加批。
3、出库金额在 元以上的单据，需总经理加批。
四、物资采购流程
1、物资需求部门提供采购申请单，并完成必要审核和审批手续。
2、采购部凭已审核的采购申请单，制作采购订单或采购合同(含报价)，在完成采购订单的审批手续后，给供应商下达采购计划，同时送采购订单到财务部备案。
3、供应商送货到指定仓库，采购部给品质部开具请检单、给储运部开具收货通知单。品质部进行来货检验，并进行品质确认。储运部根据品质部检验结果和供货数量给供应商开具入库单，入库单一份给采购部、一份给财务部，一份给供应商，并在供应商送货单收货确认。
4、物质需求部门到储运部领用已申购的物资。
五、支付流程及审批权限
1、供应商凭公司储运部签字确认的送货单到采购部对账，产生一份详细的对账明细清单(同时附送货单、入库单)，采购经理签字确认，对账清单报送到财务部。
2、财务部对采购部的对账清单进一步进行确认，由财务经理审核。
3、供应商凭送货单、入库单、采购订单、对账清单、供货发票到公司办理审批手续：
(1)发票金额在 元以内，由采购经理审核、财务经理审批。
(2)发票金额在 元至 元的，由采购经理审核，财务经理和分管副总共同审批。
(3)发票金额在 元至 元的，需总经理加批。
(4)发票金额在 元以上的，需董事长加批。
六、供应商的管理
1、对于大宗或经常使用的物资，应建立相对稳定的供应商，并建立“供应商目录”作为采购时询价议价和供料的参考，应严格按ISO质量体系要求来运作。
2、对于经常采购的物资，应找两家以上的供应商作为储备或交互采购，货比三家，采购性价比较高的物资。
3、根据供应商信誉状况、货源稳定性(品质、数量)、资金状况等方面综合考虑，把供应商分类A、B、C、D等几类，并由此确定是否为长期发展或淘汰的供应商。
4、积极主动向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质和技术服务上给予必要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。
5、对于交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，售后服务不良等情况的供应商，应采用末位淘汰法进行淘汰，并另行开发新的供应商。
6、采购人员应积极调查物资资讯，收集物资市场行情，积极开发新的供应商。新的供应商必须具备：营业执照(副本)、税务登记证(副本)、组织机构代码证(副本)、产品检验报告、专利证书等一系列质资文件。
七、采购纪律规定
1、各物资需求部门应根据生产经营需要，本着“节约、降本”的原则提交采购请购单。
2、采购人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。
3、采购人员必须做到廉洁自律、秉公办事、不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。
4、采购人员应及时掌握市场动态信息，自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量的做好物资供应工作。
八、如公司采购员自行采购，则采购流程及审批权限类同上述。
九、本制度从20xx年3月18日试行。
一、总则
1、为加强公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度;
2、本制度所指的办公用品系指用于公司日常办公所需之耐用物品和消耗品，包括：文具、纸薄、办公室自动化耗材、食堂宿舍等生活用品、劳保用品、卫生清洁用品等。
二、权责
1、办公用品由行政部办公室(以下简称行政办)集中管理，实行统一采购、统一发放、统一回收处理;
2、行政专员具体负责办公用品的采购和日常管理;
3、行政部经理负责对办公用品的采购流程以及价格、供应商等情况进行严格审核，并直接负责大宗办公用品的洽谈和采购;
4、财务主管负责对办公用品采购价格的审计，并定期审核办公用品台账;
5、总经理对行政部的办公用品采购管理实施严格监督，发现问题应及时纠偏。
三、申购
1、各部门根据本部门对办公用品的需求，于每周的最后一个工作日提报下一周办公用品领用计划，经部门负责人审签后报行政专员;
2、行政专员依据各部门的办公用品领用计划，及时查对库存，对确有缺项的，应及时编制办公用品购置计划，经询价、比价后，确定合适的供应商;
3、填写《办公用品申购表》，报行政部经理和总经理审批后实施采购;
4、凡一次性购买金额预计超过500元的，行政办必须安排两人一起外出采购;
5、对于大宗办公用品，由行政部经理负责询价和议价、选择合格供货商，并签订购销合同。行政专员在过程中实施配合。
四、核销
1、采购物资时，行政专员必须向供应商索取正规发票和物品清单，如供应商未能开具正式物品清单的，行政专员须依据实际购买的物品、规格、型号、单价、数量等，自行编制采购物资清单，作为报销凭证;
2、物资采购完毕，须在10个工作日内，填写《费用报销单》，经行政部经理、总经理审核后，按实际支出报销费用。财务部门须对报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应予拒销。
五、领用和发放
1、员工领用办公用品需填写《办公用品领用单》，行政专员按照《办公用品领用单》发放办公用品;
2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由行政专员统一调换或回收;
4、员工离职时，须根据有关规定与行政专员交接办公用品。
六、登记和管理
1、行政专员须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理;
2、财务部须会同行政专员定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符;
3、办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能;
4、行政专员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。
七、其他
1、本制度由行政部制订，并负责解释;
2、今后若有未尽事宜，由行政部另行发文通知。
第一章 总 则
第一条 为了加强对行政行政采购活动的管理和监督，合理申购与领用，节约办
公费用，特制定本管理办法。
第二条 本管理办法适用于公司各部门。
第二章 管理细则
第三条 归口管理部门：采购由公司行政人事部按审批权限实行按需采购制度，公司行政人事部负责公司管理各部门的采购，财务资产部分别进行核算与实施监督。
第四条 请购程序：
(一)日常办公用品请购：由行政部在每月初根据各部门库存状况分别编制“请购单”，直接财务资产部审核批准后实施采购。
(二)特殊办公用品请购：如需对日常办公用品目录之外的办公用品进行采购，由使用部门在每月初报送“请购单”(突发请购可特殊处理，但需提前3天申请，给予一定的采购时间)。
(三)如因开展单个项目，如：招标会议、大型活动、人力资源培训等，请购数量较大时，除在单项预算中对办公用品预算作出单独说明外，在请购或领用时须单独填制请购单或办理领用手续。
(四)除日常办公用品外的其它请购单的报送流程： 各子公司报送流程：公司各部门第一负责人公司财返行政部;
(五)请购单的报送时间：各部门每月第一个工作日报送到行政部，行政部汇总后报送财务部，财务部审核后于当天报送常务副总经理，返集团行政部(遇节假日顺延)，经集团行政部负责人复核确认后于三个工作日采购到位。
(六)所有请购单需注明“品名、单价、数量、金额”等内容，不得随意涂改。
第五条 内部管理：
(一)办公用品领用时间为全天。各部门、公司员工根据每月申请及实际
工作需要至行政部领用办公用品。
(二)所有员工对办公用品必须爱护，厉行节约，杜绝浪费，禁止贪污，降低消耗费用。办公室用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
(三)行政部负责办公用品管理;做到办公用品齐全、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管规范。
(四)办公室用品管理一定要做到干净、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事。
第六条 收发管理：
(一)验收：
采购人员按请购单的要求进行采购后，应将采购物品、采购有关发票及有效票据协同请购单交予办公用品管理人员进行核对，并办理入库手续，办公用品管理人员应核对采购物品数量、质量(是否符合请购要求)，填写入库单(入库单采取订本式、一式三联、且连续编号)，入库单应详细填写品名、单价、数量、金额。三联单一联存根联、一联采购员、一联记账联)。
所有入库单均应有验收人、采购员两人签字。办理入库后除存根联外其他二联均交予采购员作为费用报销原始凭证附件。 所有办公用品采购均需办理入库手续。
(二)领用：
所有办公用品领用均须办理领用手续;领用时均需在行政的领用登记本上签。
行政领用登记本需有“领用日期、品名、单位、数量、单价、金额、部门负责人签字领用人签字”等内容。
领用人领用日常办公用品，按附件2“办公用品领用规定”办理;特殊办公用品的领用遵循“谁请购、谁领用”的原则。
文印室公用耗材领用由文员办理领用手续，由行政部门负责人签核。 部门负责人对领用真实性、合理性负责，行政文员对领用真实性、合规性(是否超出领用标准)实施监督，对存在质疑之领用可以拒绝并向上级领导报告。
各部门办公用品领用的费用统计以领用登记本的内容为依据。
(三)采购借支与报销：
采购员借支实行备用金制，采购回后及时办理入库并到财务报销，特殊情况可酌情另行借支。
在办理入库手续后，采购员应将采购发票及其他有效票据连同入库单(记账联)、请购单交予财务费用会计审核。针对采购未完之请购单，费用会计审核时可根据入库单情况在请购单上作已报销标志，并将请购单退回采购员。
财务核算与监督：费用会计在审核采购报销凭证时，在编制记账凭证时，应将入库单抽出单独留存，所有已入库采购物品均先计入“材料物资”科目，当月材料物资增加额应等于当月入库单金额合计。费用会计根据文员报送的“办公用品领用汇总表”，对当月入库、领用进行核对，必要时可对期末库存进行监盘，核对无误后，费用会计根据部门费用统计表填制当月部门办公用品领用分摊凭证，如借：营业费用—办公费用-营销中心，贷：材料物资。由于各部门费用统计是根据各部门各品种领用数量*计划价格(固定)进行核算，而财务材料物资是以实际成本入账，所以应定期(季度)按期末库存*计划价格计算结果与材料物资余额比较，将价差视同消耗转为费用。 第七条 行政台账管理：
(一)建立各子公司库存明细表;
(二)入库分开，入库单以各子公司区别，各子公司有各自一本入库单; (三)报销分开，除公用文印资料无法分开外。
(四)针对员工领用，如对非消耗品，可重复使用物品应建立个人台账，员工离职时应办理退还手续(作负数领用单)，如同品种部门再领回可不重计部门费用，如该部门内部已调剂使用，部门负责人应确认已收回。
(五)办公用品管理文员应在月终作统计核算(核算期间为当月1日-31日)，于次月2日前公司完成“办公用品领用汇总表”和“办公用品库存明细表”，“办公用品领用汇总表”交公司行政部送所属各部门负责人对相关费用签收确认后，将签收后的汇总表于4日前交公司财务部和公司总经理一份备档，“办公用品库存明细表”直接交公司财务部;将两份总表报送财务部。
第三章 附 则
第八条 本管理办法的解释权归集团行政部。
一、办公用品实行集中定购，有总务主任负责，经分管校长审核，报校长批准。
二、日常办公用品、学校生活用品、各部门活动用品和奖品等购置，要经相关领导核算后，填写购物申请单，经校长批准、签字后，安排专人购置。大宗物品购置(500元以上)要经相关会议研究，报经教育办批准，再安排专人购置。
四、日常招待用品购置要经校长批准并安排专人购买。
五、教师外出学习等差旅费要经相关领导审核签字后，报校长签字，交报帐员报销。干部、教师公务外出租车要报经校长批准，并在第一时间填写差旅费单子，由校长签字后报报帐员报销。谁租车谁垫付款，一律不记帐。
六、 总务处是学校负责采购物资的职能部门，学校各种办公用品和劳保用品一般由总务处统一购买。一般安排两人，贵重物品安排3人以上。
七、总务处采购人员应按照学校批准的采购计划进行采购，未经批准，不得采购。
八、采购人员应认真把好物品质量关，尽量做到所购物品物美价廉。重要物品要索要质量保证书等相关证件。索要发票要真实，防止假发票。
九、用品采购后，采购人员须在第一时间凭正规发票或教育超市发货单，将物品交财产保管员(刘仲坤主任)验收。并在购货申请单上签字，购货申请单、发票、教育超市发货单一并交校长签字再及时交报帐员。
十、遇特殊情况，各部门确需要自行采购物品的，须事先向校长申请，经同意后方可购买;否则所购物品，一律不予验收入账，不予报销。
十一、办公用品等实行两人管理，一人(总务主任)管账，建立实物入库清单(包括物品名称、数量、价格、采购日期等)，一人(总务副主任)管物。建立办公用品领用记录。分管校长不定期检查，期中、期末集中清查。
十二、一般办公用品发放经总务主任批准，生活用品发放经分管校长批准，贵重物品发放或外借经校长批准。实行同意签字或批条制。
注：
购物流程:填写购物申请表→校长签字→交总务处购置→物品交总务处(总务主任建帐、副总务主任签收入库)→购物申请、发票、发货单报校长签字→购物申请、发票、发货单给报账员。
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20xx-1
为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:
一、 采购管理部门
酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作.
二、 采购部工作基本要求
1. 所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意
2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单
3. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定
4. 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责
5. 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会
6. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.
7. 采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购
8. 采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销
9. 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜
10. 采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.
三、 采购审批程序
1.申购单审批程序：
使用部门经理(仓库主管) 资产会计复查 董事同意 采购部询价 财务总监 稽查部 行政办
董事会 申购单返回采购部
2.单位价值1000元以下或批量价值在20xx元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.
2. 单位价值1000元以上或批量价值在20xx元以上的物品采购审批程序:
采购部寻找至少三家厂商比较价格品质 评定小组确定供货商 采购部与供货商共同草拟合同或采购协议
财务审批 行政办审批 董事会审批盖章或签字
执行合同或协议
评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成
3.赊购(月结)物品采购审批程序
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.
各月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采
购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料.
四、 采购监督
采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督.
五、 供应商管理
1. 财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商.
2. 选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。
为了规范公司的物资采购行为，降低采购成本，加强对采购的监督管理，按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，特制定本制度。
一、本制度是公司采购重要物资、一般物资、辅助物资以及其他开发新产品、新工艺所需物资过程中的决策、质量检验和价格监督等行为的基本规范。
二、物资需求(采购)计划的分类
1、月度物资需求计划即月采购计划;
2、临时物资需求计划即物资采购计划单。
三、采购工作应遵循的原则与方式
(一)采购原则：
1、执行询仪价原则。物资采购要货比三家，择中选优，临时性应急购买的物品除外;
2、供方评定原则;
3、职责分离原则，采购人员不得参与物资检查验收;
4、一致性规定，采购的物品必须与采购单所列要求的规格、型号、数量相一致。
5、秉公办事、维护公司利益原则。
(二)采购方式：
1、招标采购;2、固定厂商、长期报价采购;3、即时询价采购。
(三)付款方式：
1、预付部分款项;2、货到凭发票报销付款;3、货到后分期付款;4、货到延期付款;5、以上方式的结合。
四、采购计划请购和实施
(一)提出与确认：料库依据公司生产计划和物资消耗定额，根据库存情况核定采购数量，编制月份采购计划。经部门主管、公司主管领导签字后，传递到供应部，物资采购请购审批程序完成。零星物资(生产、技术等急需材料、配件、设备)由使用部门提出申请并填写物资采购计划单，由部门领导审核，经料库审查确认，主管副总审批后交供应部实施。设备采购由技术部配合。
(二)选择采购渠道，确定采购价格
供应部接到经批准的《物资采购计划单》，先核对采购内容，查阅《物资供应商登记台帐》和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，精选三家以上的供应商进行询价(设备采购由技术部配合)。对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和符合规定的采购方式向厂商议价。采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写《采购物资询议价报告表》，经供应部部长审核后，进行采购。必要时与供应商签定《购货合同》，按合同审批程序审批后再进行采购。做好采购质量记录。
五、质量验证与检验
质检中心负责对采购物资进行验证(设备采购由技术部配合)，采购物资未经质量检验合格不得办理正式入库手续和结算手续，特殊情况经公司主管领导批准特例处理。所有特例处理的情况均须记录备案。各种生产用物资进厂后，由料库填写检验通知单，经质检中心检验并将检验结果送至料库，由料库按其质量状况进行标识。不合格物资由料库报供应部按有关规定处理。严重不合格的物资要求全部退货，严禁进入生产过程。
六、物资验收入库结算程序
采购物资到厂后，料库提请质检中心对采购物资进行检验或验证。 检验或验证合格后，填写各类《物资入库验收单》，签字后物资登记入库。采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，填写《借款单》，经总经济师审核批准后办理预付款手续。采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，《物资入库验收单》，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经总经济师审核批准后办理报销付款手续。
七、规定要求
(一)物资需求(采购)信息传递规定 ：
1、物资需求使用单位必须在《月采购计划》或《临时物资采购计划单》上将所需物资的相关技术标准要求说明，特别是品种、规格、型号以及对采购物资的其它特殊要求填写具全。
2、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度采购计划》或《临时物资采购计划》上注明相关事项。
3、物资需求使用单位要及时掌握所需物资的市场信息情况，在《月采购计划》或《临时物资采购计划》上将所需物资的市场信息情况列明。
4、物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知供应部，双方协商积极配合处理好有关事宜。
(二)物资采购规定：
1、物资采购部门必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。
2、供应部要严格遵守供货商评定规定，通过“同等条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好物资供应商的考察选择工作。对同类的重要物资和一般物资，应同时选择三家以上合格的供方，并保存合格供方的质量记录。
3、凡采购的大型设备、成套设备、大宗物资，必须采取公开招标的方式，由随事成立的公司招标小组确定相关事项。
4、若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，供应部应及时通知物资需求使用单位，双方积极协商处理好有关事宜。
(三)采购物资验收入库、出库规定：
1、采购物资到厂后，必须经质检中心检验或验证合格后方可入库。
2、对于经检验或验证不合格的采购物资，料库通知供应部，由供应部与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。
3、各需求单位在物资验收合格后按单位使用情况填写领料单，经部门领导和主管副总批准后到料库办理领料出库手续。
(四)采购物资付款规定：
下列情况财务部应拒绝支付采购款项：
1、与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》规定的付款方式或付款金额不一致的款项。
2、质检中心未在《物资入库验收单》上签字的款项。
3、《物资入库验收单》中列出的采购物资的数量、品种与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》不符的款项。
4、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度采购计划》或《临时物资采购计划》上注明相关事项。
(五)采购纪律规定：
1、各物资需求使用单位应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本”的原则提报物资需求采购计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求采购计划的行为进行严肃处理。 2、物资采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。
3、采购人员必须遵守公司规章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。
4、采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。
5、采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。
6、为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质保量地做好物资供应工作。
(六)售后服务规定：对于采购物资供应部在签定购买合同时，要明确服务约定。采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由供应部负责联系。对于在使用过程中(保质期内、正常使用条件下)出现的质量问题，由供应部在规定时间内协调解决。
八、采购价格监督管理
企管部是行驶采购价格监督的职能部门，内设审计监督比价员，抽查供应部的采购质量记录。负责采购全过程进行财务监督和审计;负责从各种渠道搜集各单位拟采购的各类物资的供货单位价格信息，进行整理分析并与各单位填报的《材料验收单》上的供货单位、价格等进行比较分析。凡由供应部提供的纳入清单的通用物资，原则上要明显低于市场零售价格，并做到对质量问题包退、包换，负责到底。使用单位如发现从料库领用的上述物资价格高于市场零售价格，应即
九、责任与奖惩
所有从事物资采购的人员都必须遵纪守法，廉洁奉公。认真贯彻执行公司关于物资采购管理的文件，认清自己的责任，团结协作，互相监督，共同把公司的物资采购工作做好。
对降低采购成本做出突出贡献的采购人员和其他人员、严格履行职责且成绩显著的质量、价格监督人员、举报违反本制度规定的违法乱纪采购行为经查证属实的人员将予以奖励。对违反本制度弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受贿赂的人员，将根据情节轻重给予处罚，直至行政处分或依法追究刑事责任。
本制度自发布之日起执行，以前与本制度规定不符者以本制度为准。
一、 采购管理部门
酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作.
二、 采购部工作基本要求
1. 所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意
2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单
3. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定
4. 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责
5. 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会
6. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.
7. 采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购
8. 采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销
9. 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜
10. 采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.
三、 采购审批程序
1.申购单审批程序：
使用部门经理(仓库主管) 资产会计复查 董事同意 采购部询价 财务总监 稽查部 行政办
董事会 申购单返回采购部
2.单位价值1000元以下或批量价值在20xx元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.
3. 单位价值1000元以上或批量价值在20xx元以上的物品采购审批程序:
采购部寻找至少三家厂商比较价格品质 评定小组确定供货商 采购部与供货商共同草拟合同或采购协议
财务审批 行政办审批 董事会审批盖章或签字
执行合同或协议
评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成
4.赊购(月结)物品采购审批程序
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.
各月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定
价格提供酒店所需的物料.
四、 采购监督
采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督.
五、 供应商管理
1. 财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商.
2. 选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。
3. 采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象.
酒店采购应控制成本、接受财务监督及其他部门的监督、稽查，全面负责酒店的采购工作。
第一条采购工作基本要求
1、所有采购项目均需酒店总经理签批授权、财务部批准同意。
2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质，月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单。
3、采购人员须对自己采购物品的价格、品质负责。
4、采购人员须每月通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给酒店财务部及公司。
5、所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时须全部列入移交。
6、采购时间要求：一般物品采购时间为3-5天，急用物品第二天必须采购回来，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。
7、采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予以报销。
8、禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。
9、采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜，对到期的应付帐款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利。
第二条采购岗位职责
1、了解各部门物品需求及各类物品市场的供应情况，掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求，熟悉了解各种物品的采购计划。降低物资食品采购成本，为酒店提供价格合理质量好的各类物资及食品。
2、了解部门和仓库各类物品的消耗情况和库存物资动态，会同有关部门根据实际经营情况，合理、科学地根据采购计划，对各种物品进行价格调查。
3、搜集市场上各类物质的价格信息，作好资料的存档工作;积极配合搞好物资食品保管工作，做好物资平衡工作，及时处理呆滞物资，加速物资周转。
4、大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。
5、主动协调与酒店内其他各部门的关系，经常倾听使用部门对物资采购工作的意见，及进改进采购工作。
6、协助客房仓库作好物质的验收工作，对质量不合格和价格不符的产品给予退换货工作。对食品原料进库前，要严格验收，注意食品的生产期，不进保质期已过一半的食品，确保食品原料的新鲜度。
7、与有关供应商作好积极的沟通，保持良好的合作关系。
8、严格执行酒店财务制度，遵纪守法，不索贿、不受贿，在平等互利在原则下开展作业。
第三条临时物品采购工作程序
1、临时物品的采购申请：临时采购物品必须是在营业部门运行过程中的某些突发需求(包括客人的某些需求和酒店本身产生的突发需求，例：工程维修配件等)部门申请人详细填写申购单，注明所需采购物品的名称、规格、数量等
2、临时物品的采购审批部门负责人签字审核，检查所需采购物品的名称、数量、规格等必要时进行删减和增补，并注明急需采购的原因。
3、临时物品的采购实施：采购员根据部门所下的申购单直接采购，部门急用的物品采购必须当天完成;采购员将部门所采购物品购回后，需将申购单交给相关部门补签手续。
2、临时物品的采购验证：采购购回物品后，仓库及部门负责人验货给予优先及时验收，验收合格入库后交与申请部门领用。
第四条采购物资验货流程
1、无论是供应商或是采购购回的物品必须先验收再入库，由库房根据申购单验收货物，不允许直接将货物交与使用部门。
2、对于不符合采购申购单的货物，库房人员有权拒收，供应商或采购人员办理入库验收手续后，仓管应开入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算手续。
3、仓管在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。
4、在验收过程中，仓管或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货手续，
5、购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作、共同做好工作，对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。